Waarom?
Momenteel wordt slechts 5% van alle facturen in België volledig digitaal verstuurd.
Redenen:
- Enerzijds worden er te weinig facturen via Peppol verstuurd = gebrek volume
- Anderzijds beschikken de meeste accountants niet over over de juiste tools om deze volledig digitale facturen makkelijk uit te wisselen = gebrek gebruiksgemak
Met de #digicrowd lossen we het huidige ‘kip & ei’ probleem op, waar de zenders niet durven sturen & de ondernemingen zich niet durven inschrijven. Om accountants en ondernemers te mobiliseren, werken we op 3 strategische assen:
-
- Koudwatervrees bij zenders wegnemen om, bijvoorbeeld, via PEPPOL te versturen dankzij ons Guaranteed Delivery-model.
- Het volume aanzwengelen zodat de ontvangers (ondernemingen en hun boekhouders) via de ‘dienst Aankoopfacturen’ hun aankoopfacturen volledig automatisch kunnen verwerken
- Gebruiksgemak vergroten door een eenvoudige oplossing aan te bieden die naadloos in de software van de gebruiker is geïntegreerd
Bijkomende voordelen e-invoicing ;
- E-invoicing is 75% goedkoper dan papieren facturen
- E-invoicing is veel gebruiksvriendelijker dan PDF-facturen verwerken via mail
- Gegarandeerd volume dankzij partnerships met grote verzenders
- De wetgeving geeft meer en meer de voorkeur aan volledig digitale facturen
Cost of sending invoices |
Cost of receiving invoices |
 |
 |
| Bron | |
Deze grafieken tonen duidelijk aan dat het ontvangen en verzenden van echte digitale facturen in een gestructureerd formaat drastisch goedkoper is dan papieren of pseudo-digitale facturen.
Per verzonden factuur kan men €3,24 besparen door van papier naar gestructureerde boodschap over te schakelen. Per ontvangen factuur bedraagt de besparing bijna €6 per factuur! Als je weet dat er in België ongeveer 1 miljard facturen worden verzonden dan wordt het financiële plaatje wel heel interessant.
Wij geloven sterk in het feit dat digitalisering veel meer is dan enkel een factuur in een PDF-bestand om te zetten. Goede technologie laat u toe om
- Efficiënter te werken
- De business-processen te versoepelen
- Ingewikkelde taken te vereenvoudigen
Volledige digitale facturatie geeft u en uw klanten de mogelijkheid om facturen in de software van uw keuze te ontvangen. Uw klant en u hoeven dus niet op een extern platform in te loggen om de facturen te downloaden, te scannen of te converteren.
Maar volledige digitale facturatie laat u ook toe om processen te stroomlijnen door
- het validatie process te automatiseren
- boekingsvoorstellen te maken
- het betalingsproces te vereenvoudigen
- automatisch feedback te naar de verzender van de factuur te sturen
- betaald
- geboekt
- geweigerd
Dankzij volledige digitale facturatie kunnen u en uw klanten bovendien een pak slimmer en efficiënter samenwerken
- Geen fouten
Aangezien de facturen in een open UBL-formaat verstuurd worden, wordt de data rechtstreeks in uw boekhoudsoftware geinjecteerd. Geen handmatige overdracht, waardoor de verwerking volledig foutloos verloopt - Betalingen worden sneller verwerkt
- Digitaal samenwerken / collaboration
- Dashboarding & transparantie
Dankzij de naadloze integratie met ERP- en boekhoudsoftware verkrijgen u en uw klant bovendien- sneller en beter inzicht in de financiële supply-chain
- meer controle over de financiële situatie van het bedrijf
Het “Guaranteed delivery”-principe is gegroeid tijdens onze gesprekken met grote zenders die ‘koudwatervrees’ hebben om hun facturen via Peppol te sturen. Ondanks het feit dat er al heel wat zenders vandaag via Peppol versturen, blijft het gebruik beperkt tot B2G-facturatie (overheid).
Het goede nieuws: de infrastructuur is dus wel in België aanwezig om op grote schaal via Peppol te versturen.
Hoe komt het dan dat zo weinig bedrijven die infrastructuur voor hun B2B-facturatie gebruiken?
Het antwoord is simpel: de bedrijven zijn niet zeker dat hun klanten (de betaler) weten dat ze deze facturen via Peppol zullen ontvangen, ook al heeft de klant zich op Peppol ingeschreven. Zo merken we dat gebruikers van andere e-invoicing platformen zich niet altijd bewust zijn dat ze facturen kunnen via Peppol ontvangen.
Hierdoor durven verzenders geen “Peppol First” strategie implementeren, aangezien zij vrezen dat hun facturen niet ‘gezien’ gaat worden door hun klanten.
Met onze“Guaranteed Delivery”-strategie willen we een lijst met de ‘bewust ingeschreven ondernemingen’ opstellen. De bedoeling is om deze lijst op regelmatige tijdstippen tussen CodaBox en de verzenders uit te wisselen, zodat zij met zekerheid de klanten, die hun factuur via Peppol wensen te ontvangen, kunnen identificeren.
Op die manier bouwen het volume op en kunnen we zowel langs de verzendende als langs de ontvangende kant garandereren dat de factuur bij de klant zal aankomen :
- De verzendende kant heeft de garantie dat de Peppol-factuur wordt afgeleverd bij de eindklant (de betaler of hogerop hier beschreven als ‘bewust ingeschreven ondernemingen’)
- Indien de ontvangende kant ingeschreven is op de dienst VOILA van CodaBox, heeft hij de garantie dat hij de factuur ontvangt van de verzenders, die op onze ‘guaranteed delivery’-lijst staan.
Naast het feit dat digitale facturatie een belangrijke driver is voor de digitale maturititeit van een land, is het ook een efficiënte oplossing om fraude te bestrijden.
Wereldwijd worden bedrijven door de overheden aangezet om op e-invoicing over te schakelen om de fraudebestrijding te vergemakkelijken en de naleving van de fiscale wetgeving beter op te kunnen volgen.
Het open Peppol netwerk voor uitwisseling van documenten bepaalt het kader voor digitale facturatie op Europees niveau. Veel landen zijn momenteel bezig met de verdere uitrol van die netwerk, maar landen zoals Denemarken, Finland, Italië en Spanje verplichten bedrijven al langer om hun B2G (business to government) facturen via deze weg te versturen. Ondertussen groeit ook het volume aan B2B (business to business) facturen op het Peppol netwerk.
Dit zorgt voor een domino-effect in andere lidstaten en sinds enige tijd verplicht ook de Vlaamse overheid haar nieuwe leveranciers hun facturen digitaal via Peppol of het Mercurius platform te verzenden.
Het feit dat Singapore besloten heeft om ook de Europese PEPPOL-richtlijn te volgen voor haar e-invoicing ambities, toont aan dat het netwerk robuust, veilig en betrouwbaar is.
Met andere woorden: er zijn eigenlijk geen redenen meer om niet op volledig digitale facturatie over te schakelen.
Maar we begrijpen waarom e-invoicing moeilijk van de grond komt in België:
- Enerzijds is er een gebrek aan volume aangezien te weinig zenders Peppol gebruiken voor B2B-facturatie
- Anderzijds is er een gebrek aan gebruiksgemak.
- Er zijn te veel afzonderlijke afleverpunten, platformen en softwarepakketen, die het moeilijk maken om de documenten te centraliseren.
- Bovendien zorgt deze fragmentatie ervoor dat de samenwerking tussen ondernemers en accountants stroef verloopt. Echte collaboratie wordt pas een feit wanneer alle documenten en alle communicatie via 1 gemeenschappelijk platform verlopen.
En met #digicrowd willen we een antwoord op deze pijnpunten bieden.
Wie?
DigiCrowd is een consortium opgestart door CodaBox en zijn partners.
Onze ambitie is om zoveel mogelijk bedrijven te mobiliseren om hun digitale postbus te vervolledigen met elektronische facturen.
Onder het motto “the network always wins” hebben we gekozen om onze krachten te bundelen om deze ambitieuze plannen vorm te geven. DigiCrowd is dus een gezamenlijk initiatief van CodaBox en zijn partners.
Hoe?
Via #digicrowd willen we voornamelijk :
- ondernemingen op een gemakkelijke manier toegang geven tot de netwerken die hen toelaten om elektronische facturen met hun accountant uit te wisselen
- het verzenden van elektronische facturen laagdrempelig maken
- het UBL-formaat als standaard voor elektronische facturatie promoten
- de doelstelling van de overheid helpen waarmaken door samen een draagvlak voor digitalisering op ondernemersniveau te creëren